Változásmenedzsment – tudatosság a változás folyamatában
Egy szervezet működésében gyakorta jelentkeznek kihívást jelentő változási folyamatok. Ezek időnként pusztán a napi folyamatokat érintik, megoldásuk sokszor rutinból megy, és nem jelentenek tartós minőségi változást. Azonban időről-időre elérkezik a minőségi változások ideje, amikor akár globálisan átalakul a régi rend, és ez már komplex lélektani és szakmai kihívással jár. Egy nagy horderejű változás sokszor fájdalmas és kockázatos, kemény és hozzáértő munkát igényel a folyamat tudatos irányítása. Ezen a szinten tehát a szervezet egy részének vagy egészének fejlődése zajlik, itt van nagy szükség a változásmenedzsmentre.
Milyen típusú folyamatokban célszerű a változásokra specializált intervenciók alkalmazása?
Erőforrás-fejlesztés
Egy új tevékenység beindításakor például gyakran előfordul, hogy néhány területen tervezett és jól ütemezett átszervezést kell végrehajtani. A megújuláshoz ugyanakkor gyakran kell visszavonni az erőforrásokat a korábbi pozíciókból ahhoz, hogy új folyamatokat lehessen beindítani. Ilyenkor sok esetben megszűnhet néhány régi szervezeti egység vagy munkakör, és újak jönnek létre. Ez maga a megújulás folyamata, mely sok esetben humán oldalról átmenetileg magas pszichológiai terheléssel jár együtt, ám jól irányzott szakszerű lépésekkel gyorsabbá és hatékonyabbá tehető.
Új egyensúly megteremtése
Itt a gyakorlatban két egyensúlyi állapot – a tarthatatlan, elavult régi és a vágyott új felállás – közötti átmenetet kell menedzselni: jövőkép kialakítása és elfogadtatása az érintettekkel, stratégia kidolgozása és annak kommunikálása, végrehajtása itt a feladat. Minél stabilabb volt a régi egyensúly, annál nagyobb lesz a várható ellenállás az új rendszerrel szemben. Ám mindez jól képzett tréner segítségével eredményesen megbontható.
Zavaros, rosszul definiált helyzetek kezelése
Ilyen szituációk például a hatásköri viták, homályos kompetenciahatárok. Ezek sokszor több ember elhúzódó vagy sűrűn ismétlődő konfliktusával járnak együtt, melyet saját hatáskörben nem sikerült hatékonyan kezelni. Ezeket az érintettekben megjelenő várhatóan magas indulati faktor miatt célszerű „lágyan”, tapintatosan megközelíteni, miközben a számszerűsíthető tények, világos összefüggések következetesen feltárásra kerülnek a számukra.
Problémamegoldás
Hasonlóan az új egyensúly megteremtéséhez, a problémás helyzeteknél is találkozunk egy nehézséget rejtő kiindulási állapottal és egy vágyott célállapottal. A megoldási folyamat gyakran a probléma definiálásával indul, illetve annak az érintettekkel való elfogadtatásával. Ezt követően a változásmenedzsment átalakítási célokat határoz meg: pontosan definiálja, mi a különbség a régi és az új felállás között, majd az alkalmazási célok tisztázása során a különbségek megszüntetésére ténylegesen ható tényezőket veszi figyelembe.
Egy „csúcstechnológiás” példán keresztül jól megfigyelhető, miként nyúl a változásmenedzsmentre specializált szakember egy átalakulási folyamathoz. Egy rendkívül lendületes, gyors eredményeket hozó gyakorlat rövid bemutatása következik:
Munkamenetek és folyamatok kidolgozására és optimalizálására szolgál a PROCESS FLOW workshop gyakorlat (Ingrid Leinhaas folyamat-facilitátor gyakorlata, Németország). Segítségével áttekinthetővé válnak az összetett folyamatok, az érintett személyek bevonása mellett a projektterv gyors és precíz kidolgozását teszi lehetővé. Egyesíti az interaktív moderációs technikákat a folyamatmodellezési módszerekkel.
Tipikus alkalmazási területei a következők:
► Folyamatmodellezés (valós folyamatok) és folyamatoptimalizálás (célfolyamatok) a teljes változási folyamat, függőségi viszonyok és fejlesztési potenciál elemzése céljából
► Projektmenedzsment a tervezés fázisában: a megvalósítás, a munkacsomagok, szerepek és felelősségek, határidők és mérföldkövek kidolgozása, meghatározása céljából
A workshop résztvevői tehát szisztematikusan kidolgozzák a teljes projektet és a változás folyamatának központi kérdéseit:
1. KIK a résztvevők? – a szervezet vizualizálása
2. MI a tennivaló? – műveletek kidolgozása és megjelenítése egy funkciófán
3. HOGYAN kell elvégezni a feladatot? – a változási folyamat kidolgozása
4. KI MIT csinál? – szerepek és felelősség leosztása
A fenti példa jól szemlélteti, hogy az összetett, minőségi szervezeti változások menedzsmentje ma már speciális szaktudást igényel. A szervezeti folyamatok gyakran átláthatatlanul összetettek, és az abban részt vevők is komplex csoportdinamikai és más pszichológiai hatásoknak vannak kitéve, mely tényezők nagyban kihatnak a szervezeti átalakulás minőségére.
Szerző: Juhász Zsófia
