Sürgős vagy fontos?

Kiégett állapotba (burnout) számos dolog miatt kerülhetünk. A legfontosabb viszont, hogy felismerjük, és időben tegyünk ellene, sőt, előzzük meg, ha tapasztalunk magunkon egy-két kiégésre utaló jelet. Az egyik kulcsfontosságú lépés a körülöttünk, bennünk kialakult káosz rendezésére a megfelelő időgazdálkodás. A prioritások felállítása valószínűleg senkinek nem újdonság, ám a mindennapok taposómalmában könnyen elveszíthetjük az ösztönös rangsorolás képességét, így nem árt néha kicsit felülvizsgálni, hogyan is osztjuk be az időnket valójában.  

Burnout - A kiégés megelőzése 12 lépésben című könyvünk így vezet végig a prioritásokon (részlet a könyvből): 

Rengeteg dolog múlik azon a kérdésen, hogy valami sürgető, vagy csak inkább fontos. Sok fontos feladat nem tekinthető sürgősnek is. A legtöbb sürgős feladat pedig nem (igazán) fontos. Az alapszabály így szól: soha ne hagyja, hogy a fontos feladatok sürgőssé is váljanak! A végkövetkeztetés is ebből adódik: a fontosság a sürgősség előtt jár. Hogy az alapszabályt következetesen tudja alkalmazni, így járjon el:

Gyakorlat: Sürgős vagy fontos?

Vegye elő az időrabló tényezőkről készített listáját, és ha kevésnek találja, kezdjen bele egy olyan új gyűjtésbe, amelyből kiderül, milyen munkákat adhat át másnak, és melyeket mondhat le. Ezek a tevékenységek is időrablók. Ha világossá válnak az Ön számára, hogy melyek ezek a visszatérő és sürgős (de nem fontos) munkálatok, nyugodtan elkezdheti lemondani vagy másnak delegálni őket. További részleteket a Prioritások felállítása című következő fejezetben talál. Valószínűleg már most felismeri azokat a feladatokat, amelyek egyszerre fontosak és sürgősek is. Ezeket szintén írja fel.

Prioritások felállítása

Állítson fel prioritásokat, és tartsa be őket: mi az, ami elsőrangú, és mi másod- vagy harmadrangú? Sorolja be a feladatait és személyes dolgait a következő öt kategóriába, s ha szükséges, sorolja át őket naponta akár többször is:

1. kategória: Azonnal elvégzendő feladatok. Ezek az egyszerre fontos és sürgős feladatok. Őket azonnal el kell intéznie. Ezeket a tevékenységeket korábban már megismerhette a „Sürgős vagy fontos” című gyakorlat során.
2. kategória: Kihagyom. Egyáltalán nem végzem el őket. Sokaknak ez a legnehezebb gyakorlat, ami a szükségszerűségről, és valaminek az elhagyásáról szól, továbbá arról a jelenségről, hogy fontosnak érezzük magunkat, ha az idő nyomásától már alig tudunk magunkról. (...)
3. kategória: Későbbre hagyom, egy másik alkalomra. Ha az időpont elérkezett, döntse el újra, hogy melyik kategóriához tartozik. Azonban nem köthet ki egy „elhalasztott” vagy „el nem intézett” elnevezésű strukturálatlan kupacban. Készítsen egy olyan mappát, amelyben időbeli sorrendbe rendezi az ilyen dolgokat, majd újra átnézi.
4. kategória: Megváltoztatom (a munkafeltételeket). A változtatás a feladat lerövidítéséhez vagy leegyszerűsítéséhez kell hogy vezessen.
5. kategória: Átadom másnak. Ennek a kategóriának a mesterei egészen sokra viszik. Ha Ön valamit másra bíz, ugyanazzal a meggondolással tegye, mint amivel a meghatározott személyt kijelölte: az 1-es és 3-as kategóriába, és soha ne a 2-es kategóriába. A legtöbb idő a 2-es és a 4-es kategóriával nyerhető. Ha ön naponta – mint a következő gyakorlatban is – 85 percet ül autóban, az is időpocsékolásnak tekinthető. Talán érdemes lenne elgondolkodnia a költözésen, vagy egy közelebbi munkahelyen? Naponta 85 perc éves szinten 200 munkanapnál már 17 000 perc szabadságot jelent. Egy 40 éves szakmai szolgálatnál megszakítás nélkül két évet ül az autójában. Fontolja meg, hogy megér-e ennyit Önnek. Emellett a tapasztalat azt mutatja, hogy a burnout kockázata a túl hosszú munkahelyi utazás miatt lényegesen megnő.

(Részlet ► Thomas M. H. Bergner: Burnout - A kiégés megelőzése 12 lépésben c. könyvből, 126–128. o.)