Online meeting ► eredmény és hatékonyság a virtuális térben is
Egy online meeting meglehetősen nagy sérülékenységgel járó tér. A személyes megbeszélés mindig könnyebb, simább és gördülékenyebb. A virtuális térben láthatatlanokká válnak azok a csoportnormák, amelyekre a hagyományos, személyes részvételű megbeszéléseken észrevétlenül támaszkodunk. Miért gond ez? A résztvevők küszködhetnek, frusztrálttá válhatnak, a megbeszélés minősége messze elmarad az elvárttól. A kreatív, hatékony munka lelke pedig az együttműködés, mely néha még akkor is küzdelmes lehet, ha a csapat egy térben dolgozik. A távoli munkavégzés – és az ehhez kapcsolódó online meeting – ezt csak felerősíti. A szervezeteknek azonban fel kell készülniük a remote munkavégzés kihívásaira, mert ha rosszul reagálnak, az alááshatja az elkötelezettséget. A jó hír az, hogy az együttműködés és kreativitás a remote munkavégzés esetén is elérhető. Az online megbeszélések is lehetnek lebilincselőek és produktívak.
Az online meeting gyakori jellemzői
Unalom, csalódottság, visszavonulás. De vajon miért van ez így? A sérülékenység a fő oka annak, hogy sok ember küszködik a virtuális megbeszéléseken, valamint a technikai korlátok vagy a láthatatlan csoportnormák tovább növelik a bizonytalanságot és a kockázatot.
4 ok, amiért nehéz távolról együttműködni (és az online meetingek minőségét is veszélyezteti):
- A csoport viselkedési szabályai láthatatlanok. Mivel az ember társas lény, számtalan interakcióját inkább a megérzés vezérli, és nem a jól megfogalmazott szabályok. A társas érintkezés minden finom részletét meglehetősen nehéz valami más rendszerre cserélni.
- Sokkal inkább a szóbeli kommunikációra hagyatkozunk. A közös térben zajló megbeszéléseken a csapat általában a kommunikáció minden formáját használja. Ezzel ellentétben, a remote megbeszélések esetében a kommunikáció gyakran 100%-ban verbális, és ezt sok résztvevő lényegesen feszültebbnek tapasztalja.
- A gördülékenységet akadályozó technikai korlátok. Minden alkalommal, amikor valaki pl. közbeszól a megbeszélés gördülékenysége megtörik és a fókusza is megváltozik. Minden megszakítással nő a frusztráció.
- A kommunikáció többlet-erőfeszítéssel jár. Amikor a csapat együtt van egy közös térben a kommunikáció viszonylag könnyű és gyors. Az online térben a kommunikáció elveszíti a könnyedségét, mert alternatív eszközök után kell nézni; ezeket a résztvevők azonban kevésbé érzik természetesnek.
Eredményesség és hatékonyság a virtuális térben is
Az online meetingeken egyszerű, könnyű technikákkal tudjuk pozitív irányba befolyásolni a résztvevők motiváltságát és együttműködésre való hajlandóságát, így pedig növelni a megbeszélés minőségét. Lássuk, mit ajánlanak a remote facilitálás szakértői, Kirsten Clacey és Jay-Allen Morris a Virtuális megbeszélések vezetése c. könyvükben. Módszerükben az alkalmazott facilitálás, team coaching módszerek és az agilis keretrendszer eljárásait kombinálják, 6 alapelv köré építve:
- Az egyenlő esélyek megteremtése. A megbeszélések eredménye nagymértékben múlik azon, hogy képesek-e a résztvevők egyformán hozzájárulni a sikerhez. Ha nem teszünk meg mindent az egyenlő esélyek megteremtésének érdekében, akkor a résztvevők tapasztalata nagyon eltérő lehet.
- A gördülékenység biztosítása. A döntéshozatal és az eszmecsere gördülékenysége mind az egyéni elkötelezettséget, mind a gondolkodás minőségét befolyásolja. A figyelem megzavarása és a technikai zökkenők megtörik a gördülékenységet.
- Vizuális segédeszközök használata. A vizuális eszközök alkalmazása világossá teszi azt, hogy a csapat éppen hol tart a gondolkodásban, mi a következő lépés. Csökkenti az éppen észben tartandó információ mennyiségét is.
- A személyes kapcsolatok ápolása. A jó minőségű kapcsolatok megteremtése a legfontosabb összetevője a sikeres megbeszélésnek. Fontos, hogy a megbeszéléseken olyan körülményeket teremtsünk, amelyek lehetővé teszik, hogy a résztvevők a legjobb teljesítményt nyújtsák.
- A játékos tanulás feltételeinek megteremtése. Ha a résztvevők játékosan tanulhatnak, akkor az elkötelezettebb, nyitott gondolkodásnak köszönhetően megsokszorozódik a lehetősége annak, hogy konstruktív, értelmes eredmény születik.
- Az eszközök tökéletesítése. Ez is sarkalatos pontja az eredményes munkának. Az a facilitátor, aki nem érti az általa használt eszközöket kockáztatja a megbeszélés sikerét. A célnak megfelelő, könnyen elérhető és biztonságos eszközökkel végzett munka minősége messze felülmúlja a divatos, de nem teljes biztonsággal használt eszközökkel elért végeredményt.
A gondolkodás optimális feltételeinek megteremtése a remote megbeszéléseken
A megbeszélés eredménye függ a megvalósuló gondolkodás minőségétől. Ha a facilitátor képes elkerülni a félelem és fenyegetés szülte megnyilvánulásokat, akkor lehetőséget ad a világos és fókuszált gondolkodásra. Abban a környezetben, ahol az ötletek szabadon áramolhatnak, új megértések születnek és adott a lehetőség a játékos tanulásra, nemcsak a félelem okozta negatív hatásokat lehet elkerülni, hanem lehetőség van a gondolkodás optimális feltételeinek a megteremtésére is. A megbeszélések társas aspektusainak figyelembevételével olyan csoportdinamika kialakulását támogatja, amely elősegítheti az elkötelezettség létrejöttét, valamint együttműködésre alkalmas környezetet hoz létre és tart fenn. Ne feledjük: amikor a facilitátor a megbeszélésen kialakuló kapcsolatokat gondozza, akkor az optimális mentális teljesítményt támogatja.
Forrás → Kirsten Clacey és Jay-Allen Morris: Virtuális megbeszélések vezetése ©Z-Press Kiadó
